Globale Schalter
1. Funktionsweise
Globale Schalter werden eingesetzt, um Routing-Regeln für eingehende und ausgehende Routen mit einer Taste am Telefon oder einer Kennzahl zu aktivieren und deaktivieren. Zudem wird über die Taste der Status angezeigt. Die Berechtigung der Umschaltung kann an mehrere Teilnehmer vergeben werden, der Status ist auf allen programmierten Telefonen ersichtlich, egal welcher Teilnehmer die Funktion ein- oder ausgeschaltet hat.
Dieses bietet eine komfortable Möglichkeit, um zum Beispiel Nachtschaltungen oder Urlaubszeiten zu aktivieren.
2. Einrichten "Globale Schalter"
Zunächst werden die benötigten Globalen Schalter eingerichtet:
Routing -> Globale Schalter
+ Neuen Schalter hinzufügen
Der Feature-Code besteht aus dem festen Bestandteil „*7“. Dieser wird vom System vorangestellt und kann nicht geändert werden.
Dann wird im Feld „Feature-Code" eine Nummer vergeben, je nachdem wie viele Globale Schalter benötigt werden, 1-5-stellig.
Unter „Namen“ wird ein Name eingetragen, unter dem der Globale Schalter zu finden ist. Sinnvollerweise sollte der Name eindeutig den Zweck des Globalen Schalters benennen, z.B. „Pause“.
In dem Feld „Beschreibung“ kann dieser näher erläutert werden. Mit einem Haken in „Aktiv“ kann er an dieser Stelle direkt aktiviert werden.
In der Übersicht werden alle Globalen Schalter aufgezeigt und hier wird auch angezeigt, welcher Globale Schalter gerade aktiviert ist:
3. Einrichtung in den eingehenden Routen
Unter „eingehende Routen“ wird der Globale Schalter wie folgt zugeordnet:
Auch hier sieht man, welcher Globale Schalter aktiv ist.
Bei der Programmierung gilt es, einige grundlegende Dinge zu beachten:
- Es darf nur ein Schalter pro eingehender Regel aktiviert sein
- Die Reihenfolge der angelegten eingehenden Routen ist entscheidend für die Funktionsweise
- Ist kein Globaler Schalter aktiviert, dann greift die allgemeine Route, ist keine angelegt, dann wird der Anruf abgewiesen
Noch ein Tipp für die Fehlersuche:
Bitte vergeben Sie unter Beschreibung eindeutig zuordbare Namen, diese werden in den CDR-Daten angezeigt. Damit ist eine bessere Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
Im Folgenden wird eine Beispielkonfiguration erläutert:
Der Kunde hat keine festen Bürozeiten und nachts wechselnden Notdienst.
Wenn morgens der erste Mitarbeiter kommt, dann schaltet er den endsprechenden Notdienst aus und die allgemeine Route greift:
Nach Feierabend ist ein Notdienst aktiviert, hier zum Beispiel Notdienst Mobil1 (*71):
Dieser wird morgens wieder deaktiviert.
In der Pause ist der globale Schalter Pause (*70) aktiviert:
Bitte beachten Sie die Reihenfolge der angelegten Routen, denn damit legen Sie fest, ob eine Route greift oder nicht. Die Routen werden immer von oben nach unten abgefragt und nach dem „First Match“-Prinzip bearbeitet. Wird eine Route gefunden, dann werden alle folgenden Routen nicht mehr beachtet.
Für das hier dargestellte Beispiel bedeutet das, wenn zwei Globale Schalter aktiviert werden, dann greift nur die Route, die an erster Stelle steht.
Zur Verdeutlichung: Sind die Globalen Schalter Pause (*70) und Notdienst Mobil1 (*71) gleichzeitig aktiviert, dann wird nur die Route eins (Pause) greifen, die Route zwei (Notdienst 1) ist nicht relevant.
4. Einrichtung in den ausgehenden Routen
Unter „ausgehende Routen“ wird der Globale Schalter wie folgt aktiviert:
In diesem Beispiel kann nur bei aktiviertem Schalter nach extern telefoniert werden, wird der Schalter deaktiviert, ist kein Gesprächsaufbau nach draußen möglich.
Achtung: In diesem Beispiel ist dann allerdings auch kein Notruf auslösbar!
5. Vergabe der Berechtigung zum Schalten der Globalen Schalter
Unter Admin -> Gruppen -> Globale Schalter wird die Berechtigung zum Schalten vergeben. Hier können durch das Einrichten verschiedener Gruppen die notwendigen Berechtigungen vergeben werden.
Bezogen auf das Beispiel aus Kapitel 3 würde das bedeuten:
6. Aktivieren und Deaktivieren eines Globalen Schalters
6.1 Schalten per Kennzahl
Die Aktivierung und Deaktivierung können durch Wahl der Kennzahl erfolgen.
Aus dem Beispiel:
Aktivierung der Nachtschaltung: *71
Deaktivierung der Nachtschaltung: *71
Die Funktion wird getoggelt (Wechselschaltung)
6.2 Schalten per Funktionstaste
Auf den berechtigten Telefonen kann eine Funktionstaste mit der Funktion „Globaler Schalter“ hinterlegt werden:
Anhand der Farbe der LED wird angezeigt, welcher Schalter gerade aktiv ist, dieses wird auch an allen Geräten, an denen die Taste eingerichtet ist, angezeigt.
7. Beispiel
Der Kunde hat folgende Anforderungen:
- Bürozeiten von Mo-Do 8:00 bis 17:00 Uhr, Fr von 8:00 bis 15:00 Uhr
- Pausenzeiten flexibel schaltbar
- Notdienst an wechselnden Tagen mit 3 verschiedenen Zielen, aber nur außerhalb der Bürozeiten. Derjenige, der den Notdienst aktiviert, ist oft schon vor Ende der Bürozeiten nicht mehr im Haus.
- Außerhalb der Bürozeiten und ohne Notdienst soll eine Ansage laufen
Schritt 1:
Zunächst werden die Bürozeiten programmiert:
System -> Zeitprofile
Schritt 2:
Einrichten der benötigten Globalen Schalter mit eindeutiger Bezeichnung:
Schritt 3:
Einrichten der eingehenden Routen und Anordnung in der richtigen Reihenfolge:
Zu den Bürozeiten soll der Ruf auf die Warteschlange geleitet werden, außerhalb der Bürozeiten auf eine Ansage, im Notdienst auf das entsprechende Handy eines Mitarbeiters und in den Pausen auf einen Anrufbeantworter.
Zunächst wird die Warteschlange und der Pausen-AB eingerichtet und die Ansage für außerhalb der Bürozeiten hinterlegt. Dann werden drei Benutzer angelegt und fest auf das jeweilige Handy umgeleitet. Danach werden die eingehenden Routen angelegt:
Die eingehende Route „Pause“ muss an erster Stelle stehen, da sie während der Bürozeiten aktiviert werden soll.
Der Notdienst soll nur außerhalb der Bürozeiten greifen, deshalb sind die Routen hinter den Bürozeiten. Wenn der Mitarbeiter, der den Notdienst aktiviert, bereits vorzeitig das Büro verlässt, greift die endsprechende Route trotzdem erst nach Ende der Bürozeit.
Die letzte Route ist die außerhalb der Bürozeiten, diese soll greifen, wenn kein Notdienst aktiviert ist, deshalb steht sie an letzter Stelle.
Die Reihenfolge der eingehenden Routen ist maßgeblich für ihre Funktion. Es ist sinnvoll, sich einen Plan zu erstellen, wann welche Route greifen soll, um die richtige Reihenfolge zu bestimmen.
Bitte nicht vergessen, den Routen unter „Bemerkung" eindeutige Namen zu geben.
Schritt 4:
In Schritt 4 wird festgelegt, wer was aktivieren soll. In dem untenstehenden Beispiel sollen die beiden Zentralkräfte die Pause aktivieren und der Vorarbeiter den Notdienst.
Es werden also 2 Gruppen benötigt:
In der Gruppe „Zentralkräfte“ sind die beiden Zentraltelefone. In „Globale Schalter" ist nur „Pause“ aktiviert.
In der Gruppe „Vorarbeiter“ ist dementsprechend das Telefon des Vorarbeiters enthalten und in „Globale Schalter“ sind die drei Notdienste aktiviert:
Schritt 5:
An den endsprechenden Telefonen werden die Tasten eingerichtet. Damit ist die Beispielkonfiguration abgeschlossen.
Wichtige Grundregeln:
Ein nicht benötigter Globaler Schalter muss wieder deaktiviert werden.
Für eine korrekte Funktion sollte nur ein Schalter gleichzeitig aktiviert sein.
Der „Normalbetrieb“ der Anlage sollte eine Route ohne Globalen Schalter sein.
Die chronologische Reihenfolge der Routen ist von entscheidender Wichtigkeit.
Die Anleitung "Globale Schalter" steht hier als Pdf zur Verfügung.